Greenpack moet alle belangrijke digitale gegevens welke beschikbaar zijn of worden aangemaakt in het netwerk regelmatig vastleggen om verlies van gegevens te voorkomen.
Deze procedure beschrijft de manier waarop Greenpack omgaat met het vastleggen / opslaan van digitale bestanden.

Systeembeheerder.

Greenpack legt gegevens regelmatig vast door middel van een back-up systeem . Alle gegevens worden opgeslagen op externe schijven waardoor bij calamiteiten te allen tijde de benodigde gegevens weer beschikbaar kunnen worden gemaakt. Er worden 3 soorten back-ups gemaakt binnen greenpack.

• dagelijkse back-up
• maandelijkse back-up
• 1- jaarlijkse back-up

5.1 De dagelijkse back-up

1. De dagelijkse back-up wordt 7 dagen per week gemaakt (maandag t/m zaterdag).
2. Op de dagelijkse back-up wordt een kopie gemaakt van alle gegevens van de servers. Dit houdt in, alle systeem instellingen, maar ook alle documenten op de verschillende netwerk schijven.
3. De dagelijkse back-up wordt een week bewaard voordat deze opnieuw overschreven wordt. Dit houdt in dat er voor elke dag een aparte disk is en die dus alleen op die dag van de week wordt gebruikt.
4. De dagelijkse back-up wordt gemaakt op een aparte server. Deze staat aan de andere kant van het pand in een afgesloten ruimte.

5.2 De maandelijkse back-up

1. Elke maand wordt er een aparte back-up gemaakt.
2. Op de maandelijkse back-up wordt een kopie gemaakt van alle gegevens van de servers. Dit houdt in, alle systeem instellingen, maar ook alle documenten op de verschillende netwerk schijven.
3. De maandelijkse back-up wordt een maand bewaard voordat deze opnieuw overschreven wordt.
4. De maandelijkse back-up wordt gemaakt op een aparte server. Deze staat aan de andere kant van het pand in een afgesloten ruimte.

5.3 De 1- jaarlijkse back-up

1. Elke eerste week van het nieuwe jaar wordt er een aparte back-up gemaakt door de systeembeheerder.
2. Op de jaarlijkse back-up worden images gemaakt van de verschillende servers.
3. De jaarlijkse back-up wordt gedurende 3 jaar bewaard in een brandkast in het archief.

6.1 De dagelijkse back-up

1. Elke dag wordt de back-up van alle servers gemaakt met de software Veeam Ware om de 6 uur (1.00 uur, 7.00 uur , 13.00 uur en 19.00 uur).
2. Wanneer de back-up klaar is wordt er een log bestand gestuurd naar de systeembeheerder. Deze bekijkt het log bestand en onderneemt indien nodig actie. Daarnaast wordt er door de systeembeheerder bijgehouden hoe vaak een back-up fout loopt en wat daarvan de reden is. Registratie vind plaats bij systeembeheerder.

5.2 De maandelijkse back-up

1. Elke eerste dag van de maand rond 03.00 uur wordt er een aparte back-up gemaakt die een maand bewaard blijft voordat hij weer wordt overschreven.
2. Deze back-up wordt een maand bewaard op een server die aan de andere kant van het pand staat.

5.3 De 1- jaarlijkse back-up

1. Elk jaar wordt er aan het eind van het jaar een aparte back-up gemaakt, die 3 jaar wordt bewaard.
2. De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het maken van een back-up in de eerste week van het nieuwe jaar.
3. Nadat de jaarlijkse back-up is gemaakt wordt hij vervolgens gelabeld en bewaard in een in een brandkast in het archief.

Systeembeheerder houdt registratie bij in eigen administratie of de back up goed verlopen is of juist niet. Wanneer een back-up fout loopt wordt de reden hiervan beschreven.

Wanneer er een bestand verwijdert is dat niet verwijderd dient te worden, of er een server kapot gaat kan door middel van recovery de benodigde gegevens teruggehaald worden. Dit gebeurt regelmatig, waardoor dit automatisch gecontroleerd wordt of het wel of niet werkt. Mocht er door de systeembeheerder geconstateerd worden dat er al langer dan een maand niets van de back up is teruggehaald, gaat de systeembeheerder de back-up testen of recovery wel mogelijk is. Deze werkwijze is om te zorgen dat de gemaakte back-ups ook daadwerkelijk te gebruiken zijn.