Het op de juiste wijze afhandelen van de inklaring van goederen.
(Inklaren = de douaneformaliteiten, bij het binnenkomen van goederen in het land, vervullen)
Deze procedure beschrijft:
De werkwijze hoe Greenpack voor een klant de inklaring van goederen vanuit het buitenland verzorgd.

Productmanager

Voorbereiden van de verwachtte binnenkomst.
4.1 De klant moet de te verwachtten goederen aanmelden bij Greenpack

• verwachte tijd van aankomst Greenpack
• documenten Inspection Certificate

4.2 Alle documenten worden door Greenpack doorgezonden naar import@phimex.nl

• Phimex zal de inklaring gaan voorbereiden zodat er bij binnenkomst van de goederen een snellere afhandeling plaats zal vinden.

4.3 De documenten welke zijn toegezonden worden op de computer opgeslagen.
Locatie: O -schijf: O:\Douane handelingen

• De Map wordt vernoemd naar de klant met daarbij de verwachte datum van binnenkomst.

• De toegestuurde documenten worden ook vernoemd naar de map gevolgd door de opmerking aanmelding.

4.4 Verbinding maken met de server van Phimex

Dubbelklikken op pictogram zoals hierboven het voorbeeld (Phimex GP1.RDP) om het programma te openen.

Als je wilt stoppen de verbinding verbreken via het startmenu en “Afmelden”

4.5 De binnenkomst aanmelden bij de PD.
Zodra je de gegevens van een binnenkomst van goederen hebt verzamelt

• Referentie (zie 4.1)
• verwachte datum en tijd van binnenkomst
• land van herkomst
• product
• aantal colli
• bruto en netto gewicht
• Inspectiecertificaat behorende bij het product.

Als al de gegevens aanwezig zijn dan kan dit worden aangemeld bij de PD (zie gebruikershandleiding 2012 PD Client)
Als de binnenkomst vrijvalt moet het inspectie certificaat samen met een uitdraai van het bijhorende EDI bestand worden opgestuurd naar de KCB. (via post , adres bekend bij orderverwerking)
Als de binnenkomst gekeurd moet worden door de KCB. Let op de tijd van inspectie aanvraag. Mocht de binnenkomst zijn vertraagt of vervroegd contact opnemen met KCB
(tel:0174 671440 ; fax: 0174 212601 )
minimaal een uur van te voren (kosteloos) en een nieuwe afspraak maken voor inspectie.

4.6 Aankomst goederen
De chauffeur meldt zich om te lossen.

• De deuren van de auto moeten ten alle tijden dicht blijven en mogen pas met toestemming van de douane worden geopend.
• Documenten in ontvangst nemen van de chauffeur
  1. T1 formulier
  2. CMR
  3. Inspectie certificaat
• De binnenkomst aanmelden bij de douane (zie gebruikershandleiding 2012 NCTS Aankomst)
• Na goedkeuring van de Douane, aan de hand van E-mail, mag de auto worden opengemaakt en gelost.
• In Procedure PRO04-Inkomend product is beschreven hoe te handelen met import Biologisch product (producten buiten de EU)
• De binnenkomst goederen moeten als 1 cluster worden weggezet voor eventueel bezoek van de KCB of Douane. Geeft de douane aan dat ze langskomen dan de deuren dichtlaten tot de komst van de douane beambte, zij openen de auto zelf of geven hier opdracht toe.
• Alle documenten in nemen scannen en opslaan in het dossier (zie hoofdstuk voorbereiden verwachte binnenkomst)
• Vervolgens deze documenten door sturen naar import@phimex.nl
• Als de auto gelost is pallets controleren op
  • schade of gebreken
  • Is het product datgene wat er op de documenten wordt aangegeven
  • Kloppen de aantallen
• Alles de binnenkomst van de goederen overeenkomstig zijn met de gegevens in de documenten
  • CMR aftekenen en voorzien van Greenpack stempel.
• Alleen de CMR terug geven aan de Chauffeur
• Inspectie certificaat bewaren voor de KCB, komen ze niet inspecteren kan deze worden opgestuurd. (via post , adres bekend bij orderverwerking)

4.7 Binnenkomst afsluiten
Zodra de wagen gelost is kan NCTS worden afgerond, ook dit staat beschreven in de gebruikershandleiding 2012 NCTS Aankomst.

4.8 Administratieve afhandeling

• Phimex zend een factuur voor de administratieve afhandeling van de inklaring naar Greenpack.
• Medewerker Administratie van Greenpack controleert deze factuur aan de hand van de gescande documenten welke op de O:\Douane handelingen staan opgeslagen.
• Als deze factuur is gecontroleerd zal de gecontroleerde en dan gefactureerde posten digitaal overgezet worden naar de Map O:\douane handelingen\factuur
• Medewerker Administratie zend een factuur naar klant waarin belast de kosten van Phimex en de div. handelingen welke Greenpack heeft uitgevoerd.