• Het kwaliteitssysteem is vastgelegd in het kwaliteitssysteem Greenpack. Het kwaliteitssysteem is
  beschikbaar op de server van Greenpack en in de map Kwaliteitssysteem.
• De autorisatie van de procedures vindt plaats door de directievertegenwoordiger door middel van het
  tekenen van de inhoudsopgave in de map BRC Handboek Greenpack.
• Het kwaliteitssysteem bevat de procedures en instructies volgens welke de werkzaamheden worden
  uitgevoerd. De documenten in het algemene deel dienen ter ondersteuning van de procedures en
  werkinstructies. In het deel organisatie is vastgelegd hoe de organisatie is opgebouwd. De formulieren
  dienen ter registratie en controle.
• Iedere vaste medewerker heeft de verplichting om altijd in overeenstemming met de in het kwaliteitssysteem opgestelde procedures en werkinstructies te handelen, tenzij door de directie anders is bepaald.
• Iedere vaste medewerker is ten alle tijden bevoegd om het kwaliteitssysteem in te zien. Dit kan d.m.v. een
  naslagwerk bij kwaliteitszorg en / of digitaal op het interne netwerk.

2.1 Beheer van het kwaliteitssysteem

• Het kwaliteitssysteem wordt door de kwaliteitsfunctionaris beheerd
• De kwaliteitsfunctionaris is verantwoordelijk voor het opstellen, reviseren en uitgeven van documenten
• Teksten in het systeem zijn ondubbelzinnig en voor iedere verantwoordelijke medewerker goed te
  begrijpen
• De documenten in het systeem zijn voorzien van een eenduidige benaming, revisienummers en
  revisiedatum
• Procedures zijn opgebouwd volgens een vaste structuur:
  1. Doel: beschrijving van het doel van de procedure
  2. Proceseigenaar: wie is er verantwoordelijk voor deze procedure
  3. Referenties: welke in- en externe documenten worden gebruikt voor deze procedure
  4. Procedure beschrijving: de daadwerkelijk beschrijving van de procedure welke gevolgd wordt om
     het doel te bereiken
• Instructies zijn opgebouwd volgens een vaste structuur:
  1. Doel: beschrijving van het doel van de instructie
  2. t/m x.: instructie voor de uit te voeren werkzaamheden.

2.2 Onderhoud van het kwaliteitssysteem

• Wijzigingen in het kwaliteitssysteem kunnen het gevolg zijn van 1 of meer van de volgende zaken:
  • voorstellen ter verbetering door medewerkers
  • wijzigingen in werkwijzen
  • wijzigingen van machines en installaties
  • wijzigingen in normen, wetgeving of klanteneisen
• Wijzigingen en aanpassingen kunnen door alle medewerkers worden aangegeven
• De directeur bepaalt welke wijzigingen worden doorgevoerd en op welke wijze dit gebeurt
• De kwaliteitsfunctionaris controleert of wijzigingen binnen de relevante kwaliteitsvoorschriften vallen
• Wijzigingen worden aangebracht door de kwaliteitsfunctionaris
• Wijzigingen of aanvullingen zijn kenbaar cursief.
• Een exemplaar van het document in de vorige versie wordt bewaard in de map “archief”. Bovenaan het
  document wordt de reden van wijziging opgenomen.
• De kwaliteitsfunctionaris zorgt dat de betrokken medewerkers direct over de juiste informatie en
  documenten beschikken
• Alle wijzigingen worden verzonden naar Managementteam en betrokkenen. Relevante wijzingen
  worden ook besproken tijdens de werkoverlegmomenten en gecheckt op naleving.

• Wanneer in het kwaliteitssysteem gebruik gemaakt wordt van externe documenten dan wordt in de
  betreffende procesbeschrijving op instructie vastgelegd op welke wijze deze worden beheerd. Het beheer moet in ieder geval dusdanig zijn ingericht dat verouderde documenten worden verwijderd en dat steeds de meest recente versie wordt gebruikt.
• De kwaliteitsfunctionaris controleert jaarlijks of er nieuwe versies van normen, richtlijnen en
  kwaliteitseisen uitgegeven zijn. Indien noodzakelijk wordt het kwaliteitssysteem aangepast aan de
  gewijzigde norm. Wijzigingen worden doorgegeven aan de betrokken medewerkers.

• Kwaliteitsregistraties worden gedurende de loop van de activiteiten samengesteld. Zolang delen van het
  document niet volledig zijn ingevuld wordt dit beheerd door de met uitvoering belaste medewerker.
• De documenten hebben na behandeling of administratieve verwerking een vaste bewaarplaats.
• De locatie van alle registraties wordt genoemd in de documenten waarin het gebruik ervan genoemd
  wordt.
• De bewaartermijn is 2 jaar (of langer).
• Regelmatig worden dossiers geschoond, waarbij informatie wordt overgebracht naar het archief.
• De documenten worden dusdanig opgeslagen dat ze beschermd worden tegen beschadiging en verlies.
• De directie geeft toestemming voor het ter beschikking stellen van documenten aan derden.
• Iedere werkdag wordt er van alle digitale gegevens een back-up gemaakt. Deze wordt gecontroleerd
  door de medewerker computerbeheer. Zie PRO07.2-Back up van digitale gegevens.
• Wanneer herstel van digitale gegevens nodig is, moet dit in overleg met de directeur gebeuren.