Het doel van deze procedure is het weergeven van de wijze waarop de opslag en aflevering van gereed
product plaatsvindt.

Distributie manager

4.1 Daghandel

• Producten voor de daghandel van TNI worden door de leverancier bij de afdeling verlading aangeleverd.
• De producten worden bij ontvangst door medewerker distributie op aantal gecontroleerd.
• Producten worden opgeslagen door medewerker distributie op de bestemde locatie.

4.2 Opslag eindproduct

• Teamleider distributie bepaalt op welke plaats product wordt opgeslagen. Docks worden ingedeeld op klant en klantspecifieke eisen.
• Teamleider keur of assistent teamleider keur controleert dagelijks de kwaliteit van het opgeslagen product volgens I08.0-Kwaliteitcontrole
• Gereed product kan indien nodig ook in de koelruimte worden opgeslagen. De Temperatuur in de koelcel wordt dagelijks gecontroleerd tijdens de opstartcontrole.

4.3 Verlading product

• Een medewerker distributieloods zet samengestelde orders klaar.
• Het gereed product wordt opgehaald door de klant, de chauffeur meldt zich bij kantoor verlading (medewerker distributiekantoor).
• Chauffeur geeft transport nummer en klantnaam/ referentie nummer door waarmee de goederen opgehaald kunnen worden. Transportnummer is door Verkooporganisatie aan vervoerder/transporteur bekend gemaakt. Op CMR wordt o.a. genoteerd:
  • kenteken
  • naam en handtekening Chauffeur
  • naam vervoerder/transporteur.
  •  en verdere vragen gesteld op de CMR.
• Medewerker distributiekantoor geeft aan bij welk dock een chauffeur kan laden en deze wordt begeleid door medewerker distributie. Dock wordt centraal vrijgegeven.
• Kantoor verlading stelt voor iedere levering een afleverbon op en medewerker distributie controleert de gevraagde gegevens. Temperatuur transportwagen wordt indien gevraagd ook gecheckt en genoteerd.
• De chauffeur laadt de producten in zijn vrachtwagen of de auto wordt geladen door medewerker distributie.
• De chauffeur en medewerker distributie tekenen de afleverbon.

4.3.1 Verlading Tesco product

• • Verlading Tesco product moet enkel en alleen uitgevoerd worden door medewerkers welke hiervoor een opleiding / instructie hebben ontvangen. Deze instructie I23.0 – Instructie Tesco verlading beschrijft hoe de verlading van Tesco product uitgevoerd dient te worden. De instructie wordt door desbetreffende medewerkers na opleiding ondertekend. De instructie bewaard in het personeelsdossier. Verantwoordelijk voor het invullen / opleiden van nieuwe medewerkers verlading is de distributie manager. Hij zal de getekende versies bij P&O aanleveren en / of heeft dit in eigen beheer opgeslagen.

4.3.2 Verlading Vracht met sealbeveiliging

• Controleer trailer volgens I23.1-Trailer inspectie.
•  Check ID van chauffeur en registreer dit op DT AD 004-ID Check Chauffeurs. Dit document aan kopie van de CMR hechten. Dit document blijft bij Greenpack.
• Op verzoek van klant kan een extra veiligheidsmaatregel op de sluiting van de vrachtwagen worden aangebracht. Greenpack verleend deze service op verzoek van verkooporganisatie. De verkooporganisatie is verantwoordelijk de aankoop van seals en voor de procedure.  Werkwijze is beschreven in document van verkooporganisatie ( T BD WI007)
• Greenpack medewerker vult met chauffeur CMR in, Hierin zijn diverse gegevens opgenomen waar seal met referentienummer te volgen is.  CMR (kopie) wordt bewaard achter F27.
  Er wordt gebruikt gemaakt van 2 soorten seals. De seals voorraad is achter gesloten deur in verladingskantoor. Op de werkvloer is een geringe voorraad (max 10 stuks van elk soort) aanwezig en beheersbaar door afgesloten kast. Op de werkvloer word bij gebruik referentie nr. genoteerd op F 27. Per Formulier kunnen 10 registraties genoteerd worden. Wanneer seals op en dus Formulier vol zullen er dus 10 x kopie CMR aanwezig zijn. Deze worden ingeleverd op verladingskantoor waar distributiemanager een check uitvoert en een nieuw aantal (10) inclusief Formulier ter beschikking stelt.
  Bij defecte of niet te gebruiken seals worden deze ook genoteerd op F27 met de notitie defect. De seal wordt wel weer terug ingeleverd.
• Bij het ontbreken van een seal of ontvreemding wordt direct melding gemaakt bij afdeling Kwaliteitszorg van Greenpack. Op hun beurt wordt dat gemeld aan opdrachtgever TNI. In overleg zal onderzoek opgestart worden.

4.4 Klachten en afwijkingen

• Interne klachten en afwijkingen worden afgehandeld via I02.1-Product Klachten.
• Afwijkingen tijdens de opslag of het laden van de vrachtwagen worden direct gemeld aan de directie en verder afgehandeld via I02.0–Klachten en afwijkingen.
• Klachten door externe bedrijven worden direct gemeld aan de directie en verder afgehandeld via I02.1-Product klachten.